Trong bối cảnh chuyển đổi số y tế đang được thúc đẩy mạnh mẽ, xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử là nhiệm vụ bắt buộc đối với các cơ sở khám chữa bệnh trên toàn quốc. Việc này không chỉ đáp ứng quy định của Bộ Y tế mà còn mang lại nhiều lợi ích trong quản lý dữ liệu, nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng khám chữa bệnh. Một kế hoạch triển khai rõ ràng, khoa học và phù hợp với thực tế sẽ giúp đơn vị y tế vận hành hệ thống bệnh án điện tử ổn định, tiết kiệm chi phí và đạt chuẩn pháp lý.

Các bước cần thiết trong xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử

Để xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử hiệu quả, các cơ sở y tế cần tuân theo quy trình chuẩn, đảm bảo tính khả thi và phù hợp với điều kiện hạ tầng, nhân lực của mình. Một kế hoạch hoàn chỉnh thường bao gồm các bước chính sau:

Khảo sát và đánh giá hiện trạng:
Đây là bước đầu tiên giúp đơn vị nắm rõ tình hình thực tế về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm quản lý, năng lực nhân sự và khả năng sẵn sàng dữ liệu. Kết quả khảo sát là cơ sở quan trọng để lập kế hoạch chi tiết, tránh đầu tư dàn trải hoặc thiếu trọng tâm.

Xác định mục tiêu và phạm vi triển khai:
Tùy theo quy mô bệnh viện, phòng khám hay trung tâm y tế, mục tiêu triển khai có thể khác nhau: số hóa toàn bộ bệnh án nội trú – ngoại trú, liên thông dữ liệu bảo hiểm y tế, hay tích hợp hệ thống quản lý xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, dược. Việc xác định rõ phạm vi giúp xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử sát với nhu cầu thực tế.

Lập kế hoạch chi tiết:
Bao gồm kế hoạch hạ tầng (máy chủ, mạng nội bộ, bảo mật), kế hoạch nhân sự, kế hoạch ngân sách, lộ trình đào tạo, chuyển đổi dữ liệu và thử nghiệm hệ thống. Mỗi hạng mục cần có mốc thời gian, người phụ trách và tiêu chí đánh giá cụ thể.

Kiểm thử và hiệu chỉnh:
Sau khi hệ thống được cài đặt và vận hành thử, cần tiến hành đánh giá, ghi nhận các lỗi hoặc bất cập để hiệu chỉnh trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Bước này đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru, giảm thiểu rủi ro khi vận hành thật.

Một bản kế hoạch chi tiết và có chiều sâu sẽ là nền tảng vững chắc giúp việc triển khai đạt kết quả bền vững, tránh tình trạng đầu tư tốn kém nhưng không mang lại hiệu quả thực tế.

Yếu tố quyết định thành công trong xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử

Một kế hoạch chỉ thực sự hiệu quả khi được triển khai đúng hướng, đúng năng lực và có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận. Dưới đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của quá trình xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử.

1. Cam kết của lãnh đạo đơn vị:
Lãnh đạo cần hiểu rõ tầm quan trọng của bệnh án điện tử và chủ động chỉ đạo xuyên suốt trong mọi giai đoạn. Sự quan tâm này không chỉ tạo động lực cho nhân viên mà còn giúp giải quyết nhanh các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.

2. Đội ngũ nhân sự có năng lực:
Nhân viên công nghệ thông tin, cán bộ quản lý dữ liệu, bác sĩ và điều dưỡng phải được đào tạo bài bản để làm chủ hệ thống. Đây là điều kiện tiên quyết để hệ thống vận hành ổn định sau khi đi vào hoạt động.

3. Lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp:
Hệ thống phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật của Bộ Y tế (theo Thông tư 46/2018/TT-BYT), có khả năng liên thông dữ liệu và bảo mật cao. Ngoài ra, giao diện cần thân thiện, dễ sử dụng, giúp giảm thời gian nhập liệu và tra cứu hồ sơ bệnh án.

4. Cơ chế bảo mật và sao lưu dữ liệu:
Đảm bảo an toàn thông tin là yêu cầu bắt buộc khi triển khai bệnh án điện tử. Dữ liệu phải được mã hóa, lưu trữ an toàn và có kế hoạch sao lưu định kỳ, phục hồi nhanh khi xảy ra sự cố.

5. Đánh giá định kỳ và cải tiến:
Sau khi hệ thống đi vào hoạt động, đơn vị cần định kỳ rà soát, đánh giá hiệu quả vận hành, ghi nhận phản hồi từ nhân viên y tế và bệnh nhân để kịp thời điều chỉnh.

Khi các yếu tố trên được thực hiện nghiêm túc và đồng bộ, kế hoạch triển khai không chỉ đạt hiệu quả kỹ thuật mà còn đảm bảo giá trị ứng dụng lâu dài trong thực tế.

Giải pháp hỗ trợ trong xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử

Hiện nay, để xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử đạt hiệu quả, nhiều đơn vị y tế lựa chọn hợp tác với các doanh nghiệp công nghệ có kinh nghiệm triển khai thực tế trong lĩnh vực y tế. Những đơn vị này hỗ trợ từ khâu tư vấn giải pháp, lập kế hoạch, đến cài đặt hệ thống và đào tạo nhân viên.

Một trong những doanh nghiệp đang thực hiện dịch vụ này là Toàn Cầu ITS – đơn vị chuyên cung cấp giải pháp công nghệ thông tin y tế, trong đó có hệ thống bệnh án điện tử đạt chuẩn của Bộ Y tế. Toàn Cầu ITS hỗ trợ các bệnh viện, phòng khám xây dựng kế hoạch chi tiết, phù hợp với năng lực và quy mô thực tế, đồng thời đảm bảo tuân thủ đầy đủ yêu cầu pháp lý về bảo mật và lưu trữ dữ liệu.

Sự đồng hành của các doanh nghiệp công nghệ có kinh nghiệm sẽ giúp các cơ sở y tế tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình chuyển đổi. Hơn hết, đây là cách để bảo đảm việc triển khai diễn ra chuyên nghiệp, an toàn và đạt kết quả tối ưu.

Xây dựng kế hoạch triển khai bệnh án điện tử không chỉ là một bước trong quy trình chuyển đổi số y tế mà là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của toàn dự án. Một bản kế hoạch rõ ràng, có định hướng, có lộ trình và tuân thủ đúng quy định sẽ giúp bệnh viện vận hành hiệu quả, nâng cao chất lượng phục vụ người bệnh, đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn quản lý hiện đại.

Khi được chuẩn bị bài bản, hệ thống bệnh án điện tử không chỉ giúp giảm tải công việc hành chính mà còn tạo nền tảng vững chắc cho việc liên thông dữ liệu y tế trên phạm vi toàn quốc. Đây chính là bước tiến quan trọng để y tế Việt Nam tiến gần hơn đến mô hình quản lý thông minh, minh bạch và hiệu quả trong thời đại số.