Trong tiến trình chuyển đổi số ngành y tế, việc ban hành và tuân thủ quy định sử dụng bệnh án điện tử đóng vai trò then chốt nhằm bảo đảm hoạt động quản lý hồ sơ y tế được thống nhất, minh bạch và có giá trị pháp lý. Bệnh án điện tử không chỉ là công cụ lưu trữ thông tin khám chữa bệnh mà còn là nền tảng dữ liệu giúp Bộ Y tế, các bệnh viện và cơ quan bảo hiểm y tế vận hành hiệu quả, hướng tới hệ thống y tế thông minh.

Tầm quan trọng của quy định sử dụng bệnh án điện tử trong chuyển đổi số y tế

Quy định sử dụng bệnh án điện tử được ban hành nhằm chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản lý, lưu trữ, chia sẻ và khai thác dữ liệu y tế trong môi trường số. Bộ Y tế đã xác định rõ rằng, bệnh án điện tử không chỉ thay thế hồ sơ giấy, mà còn đóng vai trò là “trái tim” của hệ thống y tế số.

Theo Thông tư 46/2018/TT-BYT và Nghị định 54/2017/NĐ-CP, bệnh án điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc:

• Tính pháp lý tương đương bệnh án giấy: Hồ sơ điện tử chỉ có giá trị khi được xác thực bằng chữ ký số của bác sĩ, điều dưỡng hoặc người chịu trách nhiệm chuyên môn.

• Bảo mật tuyệt đối thông tin: Cơ sở y tế phải có hệ thống phân quyền truy cập, mã hóa và giám sát truy vết dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin cá nhân.

• Đồng bộ dữ liệu quốc gia: Mọi thông tin bệnh án điện tử đều phải được kết nối và chia sẻ với hệ thống quản lý dữ liệu y tế quốc gia theo quy định của Bộ Y tế.

• Khả năng truy xuất và lưu trữ lâu dài: Hồ sơ phải được lưu trữ ít nhất 10 năm, có khả năng phục hồi khi hệ thống gặp sự cố.

Việc tuân thủ đúng quy định sử dụng bệnh án điện tử giúp các bệnh viện nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giảm sai sót chuyên môn và đáp ứng yêu cầu kiểm định của cơ quan quản lý nhà nước.

Những nội dung chính trong quy định sử dụng bệnh án điện tử mà cơ sở y tế cần nắm rõ

Để triển khai hiệu quả, các cơ sở y tế cần hiểu rõ nội dung cốt lõi trong quy định sử dụng bệnh án điện tử, bao gồm:

1. Tạo lập và xác thực bệnh án điện tử:
Mỗi bệnh án điện tử phải được tạo lập trên hệ thống phần mềm đạt chuẩn kỹ thuật do Bộ Y tế công nhận. Quá trình nhập liệu phải chính xác, có xác thực của nhân viên y tế qua tài khoản cá nhân hoặc chữ ký số.

2. Quy định về quyền truy cập và khai thác dữ liệu:
Không phải ai cũng có quyền truy cập vào bệnh án điện tử. Việc này được phân cấp rõ ràng: bác sĩ điều trị, lãnh đạo khoa, phòng hồ sơ bệnh án và cơ quan kiểm tra được phép xem hoặc trích xuất dữ liệu khi có sự đồng ý của người bệnh hoặc cơ quan quản lý.

3. Quy định về chia sẻ và liên thông dữ liệu:
Bệnh án điện tử cần được liên thông với hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện (HIS), bảo hiểm y tế (BHXH) và Cổng dữ liệu y tế quốc gia. Việc chia sẻ phải được mã hóa, bảo đảm tuân thủ Luật An toàn thông tin mạng.

4. Quy định về lưu trữ và hủy bệnh án:
Theo quy định sử dụng bệnh án điện tử, các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ được phép xóa sau khi có xác nhận của Hội đồng hủy hồ sơ y tế. Trước khi xóa, dữ liệu phải được sao lưu an toàn và lưu vết hành động xóa để phục vụ kiểm toán.

5. Quy định về kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm:
Cơ sở y tế có trách nhiệm kiểm tra định kỳ việc sử dụng bệnh án điện tử. Mọi hành vi truy cập trái phép, sửa đổi hoặc tiết lộ thông tin bệnh án sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Tuân thủ nghiêm ngặt quy định sử dụng bệnh án điện tử không chỉ bảo vệ quyền lợi người bệnh mà còn giúp hệ thống y tế vận hành minh bạch, tạo niềm tin cho cộng đồng.

Giải pháp hỗ trợ tuân thủ quy định sử dụng bệnh án điện tử

Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và pháp lý, các cơ sở y tế cần lựa chọn phần mềm và đối tác triển khai có năng lực chuyên sâu về lĩnh vực bệnh án điện tử. Một hệ thống tốt phải bảo đảm ba yếu tố: tuân thủ quy định pháp luật, vận hành ổn định và bảo mật cao.

Hiện nay, nhiều đơn vị công nghệ trong nước đã phát triển giải pháp đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Y tế. Trong đó, Toàn Cầu ITS là đơn vị cung cấp hệ thống bệnh án điện tử được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành, có khả năng tích hợp toàn diện với hệ thống HIS, LIS và PACS. Giải pháp này không chỉ giúp bệnh viện tuân thủ quy định sử dụng bệnh án điện tử, mà còn hỗ trợ lưu trữ, chia sẻ và khai thác dữ liệu y tế một cách thông minh, tiết kiệm và an toàn.

Toàn Cầu ITS đồng hành cùng các cơ sở y tế trong việc xây dựng quy trình vận hành bệnh án điện tử bài bản, đảm bảo mỗi khâu – từ tạo lập, xác thực đến lưu trữ và báo cáo – đều được thực hiện theo đúng chuẩn kỹ thuật quốc gia.

Việc tuân thủ quy định sử dụng bệnh án điện tử là bước đi bắt buộc trong lộ trình chuyển đổi số ngành y tế Việt Nam. Một hệ thống bệnh án điện tử đạt chuẩn không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả điều trị mà còn góp phần hình thành kho dữ liệu y tế quốc gia thống nhất, minh bạch và an toàn.

Trong thời đại y tế số, hiểu rõ và thực hiện đúng quy định sử dụng bệnh án điện tử chính là nền tảng để các bệnh viện khẳng định năng lực quản lý hiện đại, hướng tới mục tiêu chăm sóc sức khỏe người dân toàn diện và bền vững.