Trong bệnh viện, không phải lúc nào chi phí điều trị cũng được thanh toán ngay khi dịch vụ kết thúc. Công nợ hình thành từ rất nhiều nguồn: bảo hiểm y tế, bảo hiểm thương mại, doanh nghiệp ký hợp đồng chăm sóc sức khỏe, bệnh nhân điều trị dài ngày, nhà cung cấp vật tư – thiết bị, các chương trình xã hội hóa. Mỗi khoản nợ đều gắn với hồ sơ bệnh án, phác đồ điều trị, quy trình duyệt chi, quy định pháp lý và thời hạn thanh toán khác nhau. Nếu quản lý rời rạc, bệnh viện rất dễ rơi vào tình trạng “đông bệnh nhân nhưng thiếu tiền mặt”, phát sinh nợ xấu, chậm chi trả, mất cân đối tài chính. Đó là lý do phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ ngày càng được xem là một cấu phần sống còn trong hệ thống vận hành bệnh viện hiện đại.
Phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ trong kiểm soát nguồn thu và công nợ phải thu
Công nợ bệnh viện không giống công nợ của doanh nghiệp thương mại. Mỗi khoản phải thu thường kéo theo nhiều lớp dữ liệu: thông tin bệnh nhân, dịch vụ đã thực hiện, chỉ định cận lâm sàng, thuốc – vật tư sử dụng, kết quả giám định bảo hiểm, hồ sơ thanh toán. Nếu các dữ liệu này không được liên thông, bộ phận tài chính gần như không thể xác định chính xác một khoản nợ hình thành từ đâu, đang vướng ở khâu nào và khả năng thu hồi ra sao.
Một hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ chuẩn nghiệp vụ phải kết nối trực tiếp với các phân hệ khám chữa bệnh, viện phí, bảo hiểm và kho dược – vật tư. Mỗi dịch vụ phát sinh được tự động ghi nhận thành nghĩa vụ tài chính, phân loại ngay từ đầu: thanh toán trực tiếp, bảo hiểm y tế, hợp đồng doanh nghiệp, hay tạm ứng. Nhờ đó, công nợ không xuất hiện “sau cùng”, mà được hình thành đồng thời với hoạt động chuyên môn.
Phần mềm cho phép theo dõi vòng đời công nợ theo thời gian thực: từ khi phát sinh, hoàn tất hồ sơ, gửi đối soát, chờ duyệt, chờ thanh toán đến khi tất toán. Mỗi trạng thái đều gắn với mốc thời gian, đơn vị chịu trách nhiệm và bộ hồ sơ liên quan. Điều này giúp phòng tài chính nhìn thấy bức tranh toàn cảnh: tổng công nợ phải thu, công nợ quá hạn, công nợ theo từng nguồn chi trả, từng khoa phòng, từng nhóm dịch vụ.
Đặc biệt, trong thanh toán bảo hiểm, hệ thống giúp truy xuất nhanh những hồ sơ bị treo, bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung. Thay vì dò từng bộ bệnh án giấy, nhân sự tài chính có thể lọc theo mã lỗi, nguyên nhân từ chối, loại dịch vụ hoặc khoa điều trị. Đây chính là điểm mấu chốt giúp bệnh viện rút ngắn chu kỳ thu tiền và giảm đáng kể tỷ lệ công nợ khó đòi.
Phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ trong quản trị chi phí và công nợ phải trả
Bên cạnh công nợ phải thu, bệnh viện còn quản lý khối lượng lớn công nợ phải trả: thuốc, vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm, thiết bị y tế, dịch vụ kỹ thuật, bảo trì hệ thống, thuê ngoài chuyên môn. Nếu không kiểm soát tốt, công nợ phải trả dễ trở thành “hố đen” tài chính, gây áp lực dòng tiền và rủi ro pháp lý.
Một nền tảng phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ toàn diện phải cho phép theo dõi công nợ nhà cung cấp gắn với từng hợp đồng, từng lô hàng, từng khoa sử dụng và từng ca bệnh. Mỗi vật tư xuất kho, mỗi dịch vụ thuê ngoài đều được liên kết với nghĩa vụ thanh toán tương ứng. Nhờ đó, bệnh viện không chỉ biết “còn nợ bao nhiêu”, mà biết “nợ vì cái gì, phục vụ cho hoạt động nào, đã được nghiệm thu hay chưa”.
Hệ thống công nợ tích hợp giúp kiểm soát ba rủi ro lớn. Thứ nhất là rủi ro thanh toán trùng lặp hoặc sai đối tượng. Thứ hai là rủi ro mất cân đối ngân sách do không dự báo được nghĩa vụ chi. Thứ ba là rủi ro tranh chấp hợp đồng khi dữ liệu nghiệm thu và sử dụng không rõ ràng.
Khi dữ liệu công nợ được liên thông với kho và mua sắm, ban lãnh đạo có thể phân tích chi phí theo khoa, theo nhóm bệnh, theo gói dịch vụ. Từ đó, bệnh viện không chỉ quản lý nợ, mà quản lý hiệu quả sử dụng nguồn lực. Đây là nền tảng để xây dựng chiến lược đấu thầu, đàm phán nhà cung cấp và tối ưu cấu trúc chi phí y tế.
Phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ trong minh bạch tài chính và ra quyết định chiến lược
Một trong những hạn chế lớn của nhiều bệnh viện hiện nay là hệ thống báo cáo công nợ mang tính tổng hợp, thiếu chiều sâu phân tích. Ban giám đốc biết tổng số nợ, nhưng không biết nợ tập trung ở đâu, vì sao kéo dài, ảnh hưởng thế nào đến dòng tiền và kế hoạch phát triển.
Với phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ, dữ liệu tài chính không còn là những con số cuối kỳ, mà trở thành công cụ điều hành. Hệ thống cho phép xây dựng các bảng điều khiển tài chính theo thời gian thực: tuổi nợ, cơ cấu nợ, tốc độ thu hồi, tỷ lệ từ chối bảo hiểm, công nợ theo từng chuyên khoa. Đây là cơ sở để ban lãnh đạo đánh giá sức khỏe tài chính bệnh viện một cách liên tục.
Ở cấp độ chiến lược, dữ liệu công nợ giúp trả lời những câu hỏi sống còn: khoa nào tạo doanh thu tốt nhưng thu tiền chậm; nhóm dịch vụ nào tiềm năng nhưng rủi ro tài chính cao; mô hình hợp tác nào đang gây áp lực dòng tiền; nên đầu tư mở rộng ở đâu và cần chuẩn bị nguồn lực ra sao.
Trong lộ trình chuyển đổi số y tế tại Việt Nam, một số đơn vị công nghệ như ITS đã tham gia triển khai các hệ thống quản lý bệnh viện tích hợp phân hệ tài chính – công nợ, giúp bệnh viện liên thông dữ liệu lâm sàng với dữ liệu tài chính. Đây là hướng đi tất yếu để quản trị bệnh viện theo mô hình hiện đại, nơi quyết định chuyên môn và quyết định tài chính không còn tách rời.
Công nợ không chỉ là vấn đề kế toán, mà là chỉ báo trực tiếp về hiệu quả vận hành và mức độ an toàn tài chính của bệnh viện. Khi khối lượng giao dịch y tế ngày càng lớn, phương thức quản lý thủ công hoặc phần mềm rời rạc sẽ sớm bộc lộ giới hạn. Phần mềm quản lý bệnh viện quản lý công nợ chính là hạ tầng giúp bệnh viện kiểm soát dòng tiền, giảm rủi ro tài chính, nâng cao tính minh bạch và tạo nền tảng cho phát triển bền vững. Quản lý tốt công nợ không chỉ giúp bệnh viện “đủ tiền để vận hành”, mà còn đủ năng lực để đầu tư, nâng cấp và mở rộng chất lượng chăm sóc người bệnh.