Trong bối cảnh y tế đang bước vào giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ dưới tác động của công nghệ, việc số hóa hồ sơ bệnh án không còn là xu hướng mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc. Đối với phòng khám tư nhân, bệnh viện tư hay các cơ sở y tế quy mô vừa và nhỏ, mua phần mềm EMR không đơn thuần là đầu tư một công cụ quản lý, mà là lựa chọn nền tảng vận hành cho nhiều năm về sau. Một quyết định đúng giúp tăng chất lượng khám chữa bệnh, giảm rủi ro sai sót và nâng cao năng lực cạnh tranh; một lựa chọn sai có thể khiến hệ thống vận hành trì trệ, lãng phí chi phí và khó mở rộng. Bài viết dưới đây phân tích toàn diện những khía cạnh quan trọng nhất xoay quanh việc mua phần mềm này, từ nhu cầu thực tế, tiêu chí lựa chọn đến các rủi ro thường gặp, giúp người quản lý cơ sở y tế đưa ra quyết định sáng suốt và phù hợp.

Mua phần mềm EMR và bài toán thực tế của phòng khám, bệnh viện

Trong nhiều năm, không ít phòng khám vẫn vận hành dựa trên hồ sơ giấy hoặc các phần mềm rời rạc, thiếu liên thông. Khi quy mô bệnh nhân tăng, số lượng bác sĩ nhiều hơn, các nhược điểm dần bộc lộ rõ: hồ sơ thất lạc, truy xuất chậm, thông tin không đồng nhất giữa các bộ phận, nguy cơ sai sót chuyên môn và gánh nặng hành chính đè nặng lên nhân viên y tế. Chính trong bối cảnh này, mua phần mềm EMR trở thành nhu cầu phát sinh từ thực tế vận hành chứ không phải quyết định mang tính phong trào.

EMR (Electronic Medical Record) là hệ thống quản lý hồ sơ bệnh án điện tử, tập trung vào dữ liệu lâm sàng của bệnh nhân trong nội bộ một cơ sở y tế. Phần mềm EMR cho phép lưu trữ lịch sử khám bệnh, chẩn đoán, chỉ định, kết quả cận lâm sàng, kế hoạch điều trị và theo dõi diễn biến sức khỏe theo thời gian. Khi được triển khai đúng cách, EMR giúp bác sĩ tiếp cận thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, từ đó nâng cao chất lượng quyết định chuyên môn.

Tuy nhiên, vấn đề nằm ở chỗ: mỗi mô hình cơ sở y tế có nhu cầu rất khác nhau. Phòng khám đa khoa, phòng khám chuyên khoa, chuỗi phòng khám hay bệnh viện tư đều có quy trình vận hành riêng. Nếu mua phần mềm EMR mà không xuất phát từ bài toán thực tế, hệ thống rất dễ rơi vào tình trạng “có nhưng không dùng hết”, hoặc nặng hơn là gây cản trở công việc hằng ngày.

Do đó, bước đầu tiên trước khi nghĩ đến giá cả hay nhà cung cấp là xác định rõ mục tiêu khi triển khai EMR: giải quyết điểm nghẽn nào trong vận hành, hỗ trợ bác sĩ ra sao và giúp ban lãnh đạo kiểm soát dữ liệu y khoa ở mức độ nào.

Mua phần mềm EMR cần đáp ứng những tiêu chí chuyên môn nào

Không phải phần mềm EMR nào cũng phù hợp với mọi cơ sở y tế. Khi đứng trước quyết định mua phần mềm EMR, người quản lý cần nhìn vấn đề dưới góc độ chuyên môn y tế thay vì chỉ là một dự án công nghệ.

Trước hết, yếu tố quan trọng hàng đầu là tính chính xác và chuẩn hóa dữ liệu y khoa. EMR phải cho phép nhập, lưu trữ và hiển thị thông tin bệnh án theo đúng quy định chuyên môn, hỗ trợ cấu trúc dữ liệu rõ ràng, tránh nhập liệu tự do gây sai lệch thông tin. Các trường dữ liệu cần bám sát thực hành lâm sàng thực tế, giúp bác sĩ thao tác nhanh mà không làm gián đoạn quá trình khám chữa bệnh.

Tiếp theo là khả năng tùy biến theo mô hình hoạt động. Một sai lầm phổ biến khi mua phần mềm EMR là lựa chọn sản phẩm quá “đóng”, chỉ phù hợp cho một mô hình nhất định. Trong khi đó, thực tế vận hành y tế luôn thay đổi: mở thêm chuyên khoa, mở rộng quy mô, kết nối thêm hệ thống xét nghiệm hoặc chẩn đoán hình ảnh. Phần mềm EMR cần có khả năng mở rộng, tích hợp và điều chỉnh quy trình mà không phải thay mới toàn bộ hệ thống.

Bảo mật dữ liệu là tiêu chí không thể bỏ qua. Hồ sơ bệnh án là dữ liệu nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến quyền riêng tư của người bệnh và trách nhiệm pháp lý của cơ sở y tế. Khi mua phần mềm EMR, cần đặc biệt quan tâm đến cơ chế phân quyền, ghi nhật ký truy cập, sao lưu dữ liệu và khả năng phục hồi khi xảy ra sự cố. Một hệ thống EMR tốt không chỉ phục vụ vận hành hiện tại mà còn bảo vệ dữ liệu trong dài hạn.

Cuối cùng, trải nghiệm người dùng đóng vai trò then chốt trong việc EMR có được sử dụng hiệu quả hay không. Phần mềm dù đầy đủ tính năng nhưng khó dùng, rườm rà sẽ khiến bác sĩ và điều dưỡng ngại sử dụng, dẫn đến việc quay lại ghi chép thủ công. Việc mua phần mềm EMR chỉ thật sự có ý nghĩa khi đội ngũ y tế sẵn sàng và thoải mái sử dụng hệ thống đó mỗi ngày.

Mua phần mềm EMR sao cho hiệu quả và bền vững dài hạn

Nhiều cơ sở y tế gặp khó khăn sau khi mua phần mềm EMR không phải vì phần mềm kém chất lượng, mà vì thiếu chiến lược triển khai và sử dụng lâu dài. EMR không phải là sản phẩm “mua về cài lên là xong”, mà là một hệ thống cần được đồng hành cùng cơ sở y tế trong suốt quá trình vận hành.

Một trong những yếu tố quyết định thành công là lộ trình triển khai phù hợp. Thay vì áp dụng đồng loạt cho toàn bộ khoa phòng, nhiều đơn vị lựa chọn triển khai thí điểm tại một chuyên khoa hoặc nhóm bác sĩ, từ đó điều chỉnh quy trình, đào tạo nhân sự và hoàn thiện cấu hình trước khi mở rộng. Cách tiếp cận này giúp giảm áp lực thay đổi và tăng tỷ lệ chấp nhận của đội ngũ y tế.

Bên cạnh đó, đào tạo và hỗ trợ sau triển khai là yếu tố thường bị đánh giá thấp khi mua phần mềm EMR. Nhân viên y tế không phải ai cũng quen với công nghệ, do đó việc được hướng dẫn bài bản, hỗ trợ kịp thời khi phát sinh vấn đề sẽ quyết định phần mềm có trở thành công cụ hỗ trợ hay gánh nặng. Lựa chọn đơn vị cung cấp có năng lực triển khai, hiểu quy trình y tế và sẵn sàng đồng hành lâu dài là điều rất quan trọng.

Từ góc độ quản lý, dữ liệu EMR cần được khai thác để phục vụ điều hành và nâng cao chất lượng dịch vụ. Khi mua phần mềm EMR, cơ sở y tế nên chú ý đến khả năng tổng hợp, báo cáo và phân tích dữ liệu lâm sàng. Đây chính là nền tảng để cải tiến chất lượng khám chữa bệnh, tối ưu quy trình và xây dựng các dịch vụ chăm sóc bệnh nhân tốt hơn trong tương lai.

Hiện nay, trên thị trường Việt Nam đã có những đơn vị công nghệ y tế như ITS cung cấp giải pháp phần mềm EMR phù hợp với thực tế vận hành trong nước. Việc lựa chọn nhà cung cấp am hiểu lĩnh vực y tế, nắm rõ các yêu cầu chuyên môn và pháp lý sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi hơn, hạn chế rủi ro trong quá trình sử dụng.

Trong kỷ nguyên số, mua phần mềm EMR không còn là câu hỏi “có nên hay không” mà là “làm thế nào để mua đúng và khai thác hiệu quả”. Một hệ thống EMR phù hợp sẽ trở thành trụ cột cho hoạt động khám chữa bệnh, giúp bác sĩ tập trung vào chuyên môn, giảm gánh nặng hành chính và nâng cao trải nghiệm của người bệnh.

Để đạt được điều đó, cơ sở y tế cần tiếp cận việc mua phần mềm EMR với tư duy dài hạn, đặt yếu tố chuyên môn, bảo mật và khả năng mở rộng lên hàng đầu. Khi lựa chọn đúng giải pháp và triển khai đúng cách, EMR không chỉ là phần mềm, mà là nền tảng giúp cơ sở y tế phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.