Trong quá trình chuyển đổi số y tế, nhiều cơ sở khám chữa bệnh thường tập trung ngân sách và nhân lực cho việc lựa chọn phần mềm, đầu tư hạ tầng công nghệ mà vô tình xem nhẹ yếu tố con người. Thực tế triển khai cho thấy, một hệ thống EMR hiện đại đến đâu cũng có thể thất bại nếu đội ngũ y tế không hiểu, không quen và không sử dụng đúng cách. Đó là lý do vì sao đào tạo sử dụng EMR được xem là mắt xích quan trọng nhất, quyết định EMR chỉ “tồn tại trên máy” hay thực sự đi vào hoạt động lâm sàng hằng ngày. EMR không đơn thuần là công cụ lưu trữ bệnh án điện tử, mà là hệ thống gắn liền với quy trình chuyên môn, trách nhiệm pháp lý và chất lượng điều trị. Việc đào tạo không chỉ nhằm giúp bác sĩ, điều dưỡng biết cách thao tác phần mềm, mà còn giúp họ hiểu rõ logic hệ thống, tính chuẩn hóa dữ liệu và cách khai thác EMR để hỗ trợ công việc chuyên môn hiệu quả hơn. Khi đào tạo được thực hiện bài bản, EMR sẽ trở thành “trợ lý số” đúng nghĩa, thay vì một gánh nặng hành chính.

Đào tạo sử dụng EMR gắn với thực tế vận hành lâm sàng

Đặc thù lớn nhất của ngành y là cường độ công việc cao, áp lực thời gian lớn và yêu cầu chính xác tuyệt đối. Vì vậy, đào tạo sử dụng EMR không thể áp dụng theo cách đào tạo phần mềm thông thường, mang nặng lý thuyết hay trình diễn chức năng. Đào tạo hiệu quả phải xuất phát từ chính luồng công việc lâm sàng mà đội ngũ y tế đang thực hiện mỗi ngày.

Thay vì bắt đầu bằng giao diện phần mềm, chương trình đào tạo cần khởi đầu từ quy trình khám chữa bệnh quen thuộc của cơ sở y tế. Ví dụ, với bác sĩ ngoại trú, đào tạo cần bám sát các bước tiếp nhận bệnh nhân, khai thác bệnh sử, chẩn đoán, chỉ định cận lâm sàng, kê đơn và hoàn thiện hồ sơ bệnh án. Mỗi thao tác trên EMR phải được đặt trong bối cảnh nghiệp vụ cụ thể, giúp người học hiểu rõ vì sao phải nhập dữ liệu theo cách đó và dữ liệu ấy phục vụ cho mục đích gì.

Một điểm quan trọng khác là phân nhóm đối tượng đào tạo. Bác sĩ, điều dưỡng, nhân viên hành chính y tế và cán bộ quản lý đều sử dụng EMR, nhưng với vai trò khác nhau. Việc đào tạo đồng loạt, chung một nội dung cho tất cả dễ dẫn đến quá tải thông tin và thiếu tính thực tiễn. Đào tạo hiệu quả là đào tạo đúng người, đúng vai trò, đúng nghiệp vụ.

Ngoài ra, đào tạo cần chú trọng yếu tố thay đổi thói quen làm việc. Với nhiều nhân viên y tế đã quen ghi chép giấy tờ trong nhiều năm, việc chuyển sang EMR không chỉ là chuyển công cụ mà là thay đổi tư duy làm việc. Nếu đào tạo chỉ dừng ở việc “bấm nút ở đâu”, hệ thống sẽ nhanh chóng bị sử dụng chắp vá, thiếu chuẩn hóa và không phát huy được giá trị lâu dài.

Đào tạo sử dụng EMR như một quá trình liên tục

Một sai lầm phổ biến khi triển khai EMR là coi đào tạo là hoạt động diễn ra một lần, ngay thời điểm go-live. Trong thực tế, đào tạo sử dụng EMR phải được xem là một quá trình liên tục, song hành cùng vòng đời của hệ thống và sự phát triển của cơ sở y tế.

Ở giai đoạn đầu, đào tạo tập trung vào việc giúp người dùng làm quen với hệ thống, thao tác cơ bản và quy trình cốt lõi. Tuy nhiên, sau một thời gian vận hành, khi nhân viên y tế bắt đầu hiểu sâu hơn về EMR, nhu cầu đào tạo sẽ chuyển sang khai thác nâng cao: chuẩn hóa hồ sơ, tối ưu tốc độ nhập liệu, phân tích dữ liệu lâm sàng và phục vụ quản lý chất lượng.

Bên cạnh đó, thực tế nhân sự trong các cơ sở y tế luôn có sự thay đổi. Nhân viên mới, bác sĩ mới cần được đào tạo bài bản để đảm bảo sự đồng bộ trong sử dụng hệ thống. Nếu không có kế hoạch đào tạo định kỳ, hệ thống EMR sẽ dần bị sử dụng không thống nhất, dữ liệu thiếu chuẩn và khó khai thác về lâu dài.

Một chiến lược đào tạo thông minh là xây dựng đội ngũ “hạt nhân EMR” ngay trong nội bộ bệnh viện hoặc phòng khám. Đây là những nhân sự được đào tạo chuyên sâu, vừa hiểu nghiệp vụ y tế, vừa nắm vững hệ thống EMR. Họ đóng vai trò hỗ trợ, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho đồng nghiệp trong quá trình sử dụng hằng ngày. Mô hình này giúp giảm phụ thuộc vào nhà cung cấp, đồng thời tăng tính chủ động và bền vững cho hệ thống.

Đào tạo sử dụng EMR và vai trò của đơn vị triển khai

Chất lượng đào tạo sử dụng EMR phụ thuộc rất lớn vào năng lực và kinh nghiệm của đơn vị triển khai. Một đơn vị công nghệ chỉ giỏi về phần mềm nhưng thiếu am hiểu nghiệp vụ y tế sẽ khó xây dựng chương trình đào tạo sát thực tế. Ngược lại, đơn vị có kinh nghiệm triển khai EMR tại nhiều cơ sở y tế sẽ hiểu rõ những vướng mắc thường gặp và cách tháo gỡ hiệu quả.

Đào tạo không chỉ là chuyển giao kiến thức kỹ thuật, mà còn là chuyển giao tư duy sử dụng hệ thống. Người đào tạo cần giúp nhân viên y tế hiểu rằng EMR không làm tăng khối lượng công việc, mà nếu sử dụng đúng, EMR sẽ giúp giảm áp lực hành chính, tăng thời gian dành cho người bệnh. Đây là yếu tố tâm lý cực kỳ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ chấp nhận và hợp tác của người dùng.

Hiện nay, một số đơn vị công nghệ như ITS không chỉ cung cấp giải pháp EMR mà còn triển khai dịch vụ đào tạo gắn sát với nghiệp vụ y tế thực tế. Việc kết hợp giữa đào tạo ban đầu, đào tạo nâng cao và hỗ trợ sau triển khai giúp cơ sở y tế vận hành EMR ổn định hơn và khai thác được giá trị lâu dài của hệ thống.

Đào tạo hiệu quả còn cần có cơ chế đánh giá. Sau mỗi giai đoạn đào tạo, cần đo lường mức độ sử dụng hệ thống, chất lượng dữ liệu nhập vào và những khó khăn còn tồn tại. Đây là cơ sở để điều chỉnh nội dung đào tạo, đảm bảo EMR ngày càng phù hợp hơn với thực tiễn vận hành.

Trong chuyển đổi số y tế, công nghệ chỉ là công cụ, còn con người mới là yếu tố quyết định. Đào tạo sử dụng EMR không phải là bước phụ trợ, mà là nền móng để EMR thực sự phát huy vai trò trong khám chữa bệnh. Khi đào tạo được đầu tư đúng mức, đội ngũ y tế sẽ làm chủ hệ thống, dữ liệu lâm sàng được chuẩn hóa và chất lượng điều trị được nâng cao một cách bền vững.

Ngược lại, nếu đào tạo bị xem nhẹ hoặc triển khai hời hợt, EMR rất dễ trở thành gánh nặng vận hành, gây phản ứng tiêu cực và lãng phí nguồn lực. Chính vì vậy, bất kỳ cơ sở y tế nào khi triển khai EMR cũng cần xem đào tạo là chiến lược dài hạn, gắn liền với mục tiêu phát triển chuyên môn và quản trị chất lượng trong tương lai.