Quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án là một phần quan trọng trong công tác quản lý y tế hiện đại, giúp đảm bảo việc lưu trữ, bảo mật và khai thác thông tin y khoa được thực hiện chính xác, hiệu quả. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành y tế đang diễn ra mạnh mẽ, việc hiểu rõ quy trình và nguyên tắc của công tác này là điều cần thiết cho các cơ sở khám chữa bệnh.

Tầm quan trọng của quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án

Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn là nền tảng hỗ trợ cho hoạt động chuyên môn của bệnh viện. Hồ sơ bệnh án lưu trữ đầy đủ, khoa học giúp bác sĩ nắm bắt được quá trình điều trị, hỗ trợ chẩn đoán chính xác và hạn chế rủi ro y khoa. Đồng thời, đây cũng là cơ sở pháp lý khi có tranh chấp hoặc khi cần truy xuất dữ liệu phục vụ nghiên cứu.

Theo quy định của Bộ Y tế, hồ sơ bệnh án phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm đối với bệnh án ngoại trú và 20 năm đối với bệnh án nội trú. Trong thực tế, nhiều bệnh viện vẫn còn gặp khó khăn trong việc quản lý, sắp xếp và bảo quản hồ sơ vật lý, dẫn đến thất lạc hoặc hư hỏng dữ liệu. Chính vì vậy, các mô hình lưu trữ kết hợp giữa giấy và điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu.

Ngoài ra, quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án còn góp phần nâng cao hiệu quả điều hành của bệnh viện. Khi thông tin được số hóa, nhân viên y tế có thể dễ dàng tra cứu, chia sẻ dữ liệu nội bộ và hỗ trợ thống kê, báo cáo nhanh chóng hơn rất nhiều so với phương pháp truyền thống.

Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án trong bệnh viện

Một quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án bài bản phải tuân thủ các nguyên tắc về tính bảo mật, tính toàn vẹn và khả năng truy xuất thông tin. Quy trình này thường gồm các bước chính sau:

1. Thu thập và phân loại hồ sơ:
Ngay sau khi người bệnh kết thúc quá trình khám hoặc điều trị, hồ sơ bệnh án sẽ được hoàn thiện và chuyển đến bộ phận lưu trữ. Nhân viên lưu trữ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, phân loại theo loại bệnh án (nội trú, ngoại trú, phẫu thuật, sản khoa, v.v.) để thuận tiện cho việc sắp xếp.

2. Lưu trữ và bảo quản:
Hồ sơ được lưu trữ theo mã số, năm và khoa điều trị. Với hồ sơ giấy, cần được bảo quản trong điều kiện khô ráo, tránh ánh sáng trực tiếp và có biện pháp chống ẩm, mối mọt. Đối với hồ sơ điện tử, hệ thống phải đảm bảo có bản sao lưu định kỳ, được mã hóa và có phân quyền truy cập rõ ràng.

3. Tra cứu và khai thác dữ liệu:
Công tác tra cứu phải nhanh chóng, chính xác, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy cập. Hiện nay, các phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án hiện đại đã cho phép tìm kiếm thông tin theo tên bệnh nhân, mã bệnh án hoặc theo thời gian điều trị chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm đáng kể nhân lực.

4. Hủy hoặc chuyển giao hồ sơ:
Sau khi hết thời hạn lưu trữ, hồ sơ được xem xét để hủy theo quy định hoặc chuyển giao đến cơ quan lưu trữ nhà nước. Quá trình này cần được lập biên bản, có chữ ký của người phụ trách để đảm bảo tính pháp lý.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án đã và đang được số hóa trên nền tảng điện tử. Mô hình bệnh án điện tử giúp thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy, cho phép các bác sĩ nhập liệu, tra cứu và ký xác nhận trên hệ thống. Điều này không chỉ rút ngắn thời gian thao tác mà còn tăng độ chính xác, giảm sai sót do ghi chép thủ công.

Bên cạnh đó, hồ sơ bệnh án điện tử còn giúp bệnh viện dễ dàng đồng bộ dữ liệu với các hệ thống quản lý khác như bảo hiểm y tế, quản lý dược, xét nghiệm hay chẩn đoán hình ảnh. Từ đó, thông tin được lưu trữ thống nhất, an toàn và có thể truy cập bất cứ lúc nào khi cần thiết.

Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án điện tử cũng phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định của Bộ Y tế, đặc biệt là về bảo mật thông tin cá nhân người bệnh. Các hệ thống này cần có biện pháp mã hóa, lưu vết truy cập và sao lưu dữ liệu định kỳ để phòng ngừa mất mát thông tin.

Hiện nay, Toàn Cầu ITS là đơn vị có kinh nghiệm triển khai các giải pháp công nghệ y tế, trong đó có hệ thống bệnh án điện tử đáp ứng tiêu chuẩn của Bộ Y tế. Các giải pháp của ITS giúp bệnh viện thực hiện hiệu quả công tác lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu bệnh án theo đúng quy định, góp phần nâng cao chất lượng quản trị thông tin y tế.

Có thể thấy, quản lý lưu trữ hồ sơ bệnh án là một nhiệm vụ thiết yếu trong hoạt động của mọi cơ sở y tế, giúp bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn và sẵn sàng của dữ liệu bệnh nhân. Khi được kết hợp với công nghệ hiện đại, quy trình này không chỉ giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên y tế mà còn tạo nền tảng cho việc chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực y tế.