Trong bệnh viện, thông tin không chỉ cần đúng mà còn phải đến đúng người, đúng thời điểm. Một kết quả xét nghiệm chậm thông báo, một lịch tái khám không được nhắc đúng hạn, hay một thay đổi quy trình không truyền đạt kịp cho nhân sự liên quan đều có thể kéo theo hệ lụy về chuyên môn, trải nghiệm người bệnh và uy tín cơ sở y tế. Khi quy mô bệnh viện mở rộng, số lượng bệnh nhân tăng nhanh, việc dựa vào thông báo thủ công, gọi điện rời rạc hay gửi email cá nhân không kiểm soát đã bộc lộ nhiều rủi ro. Chính trong bối cảnh đó, phần mềm quản lý bệnh viện email thông báo không còn là tiện ích phụ trợ, mà trở thành một cấu phần quan trọng trong hệ thống quản trị thông tin y tế hiện đại.