Trong tiến trình chuyển đổi số toàn diện của ngành y tế Việt Nam, việc triển khai bệnh án điện tử đã và đang được xem là một trong những nhiệm vụ trọng tâm. Tuy nhiên, để được công nhận chính thức, mỗi cơ sở y tế cần thực hiện quy trình lập và nộp hồ sơ công bố bệnh án điện tử theo đúng quy định của Bộ Y tế. Đây không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là bước đánh giá năng lực công nghệ, tính tuân thủ pháp lý và mức độ sẵn sàng của bệnh viện trong việc vận hành mô hình bệnh án điện tử an toàn, hợp chuẩn.

Hồ sơ công bố bệnh án điện tử – Cấu trúc, thành phần và mục đích triển khai

Hồ sơ công bố bệnh án điện tử là bộ tài liệu do cơ sở khám chữa bệnh lập, gửi về Bộ Y tế để chứng minh rằng hệ thống bệnh án điện tử của mình đã được triển khai đúng quy định, đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ và bảo mật dữ liệu. Việc công bố này giúp đảm bảo rằng bệnh viện không chỉ ứng dụng công nghệ số, mà còn vận hành bệnh án điện tử đúng chuẩn, có thể kết nối, chia sẻ dữ liệu trong hệ thống y tế quốc gia.

Thành phần của hồ sơ bao gồm: báo cáo mô tả chi tiết hệ thống phần mềm đang sử dụng, đánh giá tính tuân thủ với Thông tư 46/2018/TT-BYT (hoặc văn bản cập nhật mới nhất), quy trình lưu trữ, ký số, sao lưu, khôi phục dữ liệu và xác nhận của cơ quan chủ quản. Ngoài ra, còn có biên bản kiểm thử hệ thống, chứng chỉ bảo mật và xác nhận của đơn vị kiểm định độc lập.

Việc lập hồ sơ công bố bệnh án điện tử không chỉ mang ý nghĩa thủ tục, mà còn thể hiện năng lực quản trị và mức độ sẵn sàng của cơ sở y tế trong hành trình chuyển đổi số. Khi hồ sơ được phê duyệt, bệnh viện chính thức được công nhận là đơn vị đủ điều kiện vận hành bệnh án điện tử – bước tiến lớn giúp nâng cao uy tín, chuẩn hóa hoạt động và mở rộng khả năng kết nối dữ liệu y tế quốc gia.

Quy trình xây dựng và nộp hồ sơ công bố bệnh án điện tử đúng quy định

Để hoàn thiện hồ sơ công bố bệnh án điện tử, các cơ sở y tế cần tuân thủ quy trình nghiêm ngặt theo hướng dẫn của Bộ Y tế. Trước hết, bệnh viện cần đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý bệnh án, xác định mức độ sẵn sàng của hạ tầng công nghệ, nhân lực và quy trình vận hành.

Tiếp theo là giai đoạn chuẩn hóa: hệ thống phần mềm phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, bao gồm khả năng lưu trữ, truy xuất, liên thông và bảo mật dữ liệu. Dữ liệu bệnh án điện tử phải có chữ ký số hợp lệ của bác sĩ và người bệnh, được lưu trữ trong thời hạn theo quy định, và có khả năng khôi phục toàn vẹn khi cần thiết.

Sau khi hoàn thiện hệ thống, bệnh viện lập báo cáo chi tiết, đính kèm kết quả kiểm thử, hồ sơ kỹ thuật phần mềm, chứng chỉ bảo mật và biên bản đánh giá nội bộ. Hồ sơ này được gửi đến Cục Công nghệ thông tin – Bộ Y tế để thẩm định. Chỉ khi được chấp thuận, bệnh viện mới được phép công bố chính thức việc sử dụng bệnh án điện tử.

Việc nộp hồ sơ công bố bệnh án điện tử cũng là cơ sở để Bộ Y tế quản lý thống nhất, giám sát chất lượng triển khai và hỗ trợ các bệnh viện trong quá trình vận hành thực tế. Đây là bước kiểm soát chất lượng bắt buộc để đảm bảo bệnh án điện tử thực sự an toàn, hiệu quả và tuân thủ pháp luật.

Hồ sơ công bố bệnh án điện tử – Nền tảng cho y tế số chuẩn hóa và kết nối quốc gia

Một khi hồ sơ công bố bệnh án điện tử được phê duyệt, cơ sở y tế chính thức bước vào giai đoạn vận hành hệ thống bệnh án điện tử hợp chuẩn. Điều này giúp dữ liệu y tế được số hóa và kết nối liên thông giữa các bệnh viện, giúp bác sĩ dễ dàng truy cập thông tin bệnh nhân dù họ điều trị ở nhiều cơ sở khác nhau.

Lợi ích không chỉ dừng lại ở tính tiện lợi. Việc công bố và vận hành bệnh án điện tử chuẩn hóa giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, giảm sai sót, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý khám chữa bệnh và nâng cao chất lượng dịch vụ. Đồng thời, dữ liệu bệnh án điện tử còn góp phần xây dựng kho dữ liệu y tế quốc gia – nền tảng phục vụ nghiên cứu, phân tích dịch tễ, hoạch định chính sách và phát triển y học dựa trên dữ liệu.

Tại Việt Nam, nhiều bệnh viện tuyến trung ương và địa phương đang từng bước hoàn thiện hồ sơ để được công bố bệnh án điện tử theo quy định. Trong quá trình đó, Toàn Cầu ITS là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ y tế, trong đó có mảng bệnh án điện tử và quản lý hồ sơ y khoa. Với kinh nghiệm triển khai thực tế tại nhiều cơ sở, Toàn Cầu ITS hỗ trợ bệnh viện đánh giá, hoàn thiện hệ thống và chuẩn hóa dữ liệu, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của Bộ Y tế khi lập hồ sơ công bố.

Kết luận

Trong hành trình hiện đại hóa ngành y tế, việc lập và phê duyệt hồ sơ công bố bệnh án điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là minh chứng cho sự chuyên nghiệp và cam kết đổi mới của mỗi cơ sở y tế. Khi bệnh viện chủ động hoàn thiện quy trình này, họ không chỉ hợp pháp hóa việc sử dụng bệnh án điện tử mà còn góp phần thúc đẩy tiến trình xây dựng hệ thống y tế số toàn quốc – nơi mọi dữ liệu được kết nối, quản lý an toàn và phục vụ con người một cách hiệu quả, thông minh hơn.