Không ít giám đốc bệnh viện, trưởng phòng kế hoạch tổng hợp hay trưởng khoa từng đặt ra một câu hỏi rất thẳng: bệnh viện đang hoạt động bình thường, hồ sơ vẫn xử lý được, nhân sự vẫn quen quy trình cũ, vậy phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không hay chỉ là một khoản đầu tư tốn kém theo phong trào? Câu hỏi này không xuất phát từ sự bảo thủ, mà từ kinh nghiệm thực tế. Trong nhiều năm, đã có những bệnh viện triển khai phần mềm nhưng không khai thác hết, thậm chí quay lại làm thủ công vì phần mềm không phù hợp. Chính vì vậy, việc đánh giá có nên dùng hay không cần được nhìn nhận dựa trên hiệu quả vận hành, mức độ sẵn sàng của tổ chức và khả năng kiểm soát rủi ro, chứ không phải dựa vào lời quảng cáo. Thay vì trả lời “nên” hay “không nên” một cách cảm tính, bài viết này phân tích toàn diện các khía cạnh cốt lõi để giúp bệnh viện tự đưa ra quyết định phù hợp với chính mình.
Phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không khi nhìn vào hiệu quả thực tế
Một trong những lý do lớn nhất khiến bệnh viện cân nhắc là hiệu quả có thực sự rõ ràng hay không. Trên thực tế, phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không phụ thuộc rất nhiều vào quy mô và độ phức tạp của hoạt động khám chữa bệnh.
Với những bệnh viện có lưu lượng bệnh nhân lớn, nhiều khoa phòng, nhiều loại hình dịch vụ và khối lượng hồ sơ đồ sộ, việc quản lý thủ công hoặc bán thủ công sớm muộn cũng bộc lộ hạn chế. Thời gian chờ đợi kéo dài, sai sót trong nhập liệu, khó tổng hợp báo cáo và thiếu dữ liệu tức thời cho lãnh đạo là những vấn đề thường gặp.
Trong những trường hợp này, phần mềm quản lý giúp chuẩn hóa quy trình tiếp nhận, khám, chỉ định, thanh toán và lưu trữ hồ sơ. Hiệu quả không nằm ở việc “hiện đại hóa hình thức”, mà ở khả năng giảm tải công việc lặp lại, hạn chế sai sót và tăng tính minh bạch.
Ngược lại, với các cơ sở nhỏ, ít khoa phòng, quy trình đơn giản, nếu triển khai phần mềm nhưng không thay đổi cách làm việc, không đào tạo đầy đủ nhân sự thì hiệu quả mang lại sẽ rất hạn chế. Khi đó, câu hỏi phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không cần được trả lời bằng điều kiện cụ thể, chứ không thể áp dụng chung cho mọi mô hình.
Phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không khi xét đến rủi ro và chi phí
Một lo ngại thường trực khác là chi phí đầu tư và rủi ro phát sinh. Không chỉ là chi phí mua phần mềm, bệnh viện còn phải tính đến đào tạo nhân sự, thời gian chuyển đổi dữ liệu và khả năng gián đoạn vận hành ban đầu. Đây là lý do khiến nhiều lãnh đạo do dự khi tự hỏi phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không.
Thực tế cho thấy, rủi ro không nằm ở bản thân phần mềm, mà ở cách triển khai. Nếu bệnh viện lựa chọn giải pháp không phù hợp với mô hình hoạt động, không có lộ trình chuyển đổi rõ ràng và không có đội ngũ hỗ trợ chuyên môn, phần mềm rất dễ trở thành gánh nặng.
Tuy nhiên, cũng cần nhìn ở chiều ngược lại. Việc tiếp tục quản lý thủ công trong môi trường y tế ngày càng phức tạp cũng tiềm ẩn rủi ro không nhỏ. Sai sót hồ sơ, thất lạc dữ liệu, khó kiểm soát chi phí và thiếu minh bạch trong quản lý tài chính có thể gây tổn thất lâu dài mà không dễ nhận ra ngay.
Vấn đề cốt lõi không phải là chi phí ban đầu cao hay thấp, mà là bài toán tổng chi phí vận hành trong nhiều năm. Khi được triển khai đúng cách, phần mềm giúp bệnh viện tiết kiệm nhân lực, giảm thời gian xử lý và nâng cao khả năng kiểm soát, từ đó bù đắp chi phí đầu tư ban đầu.
Phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không trong chiến lược phát triển dài hạn
Nếu chỉ nhìn vào hiện tại, nhiều bệnh viện có thể chưa thấy cấp thiết. Nhưng khi đặt trong bối cảnh phát triển dài hạn, câu hỏi phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không lại mang một ý nghĩa khác.
Bệnh viện không chỉ là nơi khám chữa bệnh, mà còn là một tổ chức vận hành phức tạp, chịu sự quản lý chặt chẽ về chuyên môn, pháp lý và tài chính. Khi quy mô mở rộng, số lượng bệnh nhân tăng, yêu cầu báo cáo và kiểm soát ngày càng cao, việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung sẽ trở thành điểm nghẽn.
Phần mềm quản lý giúp tạo nền tảng dữ liệu thống nhất, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng với các bệnh viện đang hướng đến chuẩn hóa quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ hoặc mở rộng mô hình hoạt động.
ITS hiện đang tham gia triển khai các giải pháp phần mềm quản lý bệnh viện theo hướng linh hoạt, tập trung vào việc phân tích nhu cầu thực tế của từng cơ sở y tế, giúp bệnh viện tránh rơi vào tình trạng “có phần mềm nhưng không dùng được”.
Không có một câu trả lời chung cho tất cả khi đặt câu hỏi phần mềm quản lý bệnh viện có nên dùng không. Câu trả lời đúng chỉ xuất hiện khi bệnh viện hiểu rõ thực trạng vận hành, mục tiêu phát triển và mức độ sẵn sàng thay đổi của chính mình. Phần mềm không phải là đích đến, mà là công cụ hỗ trợ. Khi được lựa chọn đúng và triển khai bài bản, nó giúp bệnh viện vận hành hiệu quả, minh bạch và bền vững hơn. Ngược lại, nếu triển khai theo phong trào, thiếu định hướng và thiếu đồng hành chuyên môn, phần mềm rất dễ trở thành gánh nặng. Điều quan trọng nhất không phải là “có dùng hay không”, mà là “dùng như thế nào” để phục vụ đúng nhu cầu và giá trị cốt lõi của bệnh viện.